Atelier
Tutoriel : piloter l'atelier, de la réception à la facture
L'atelier est souvent l'activité la plus rentable d'une concession… à condition de mesurer le temps réel, de refacturer chaque pièce et d'isoler les reprises sous garantie. Voici la chaîne complète.
Pour qui
Chef d'atelier, mécanicien, réceptionnaire.
Prérequis
- Le module Atelier activé
- Les mécaniciens déclarés comme collaborateurs
- Un stock de pièces à jour
1. Réception du véhicule : la fiche qui protège l'atelier
Toute entrée produit une fiche : client, VIN ou immatriculation, kilométrage, panne annoncée, état visuel et accessoires laissés (casque, top-case, papiers).
Cette fiche sert de base à l'ordre de réparation et protège l'atelier en cas de litige à la restitution.
- 1Identifier le véhiculeVIN ou immatriculation : l'historique se rattache automatiquement.
- 2Décrire la panneMots du client d'abord, diagnostic ensuite — les deux sont conservés.
- 3PhotographierDeux ou trois clichés de l'état à l'entrée, joints à la fiche.
2. Le devis comme véritable engagement
Un devis chiffré, accepté et daté évite l'essentiel des discussions à la restitution. Il distingue main-d'œuvre, pièces, consommables et taxes.
Tout dépassement au-delà d'un seuil convenu déclenche un avenant que le client valide avant reprise des travaux.
3. Vidéo — une intervention suivie en direct
Le mécanicien consulte sa file d'interventions, démarre le suivi de temps, consomme les pièces depuis le magasin puis clôture l'intervention.
Planning et suivi d'intervention
Consultation du planning atelier, démarrage de l'intervention, sortie des pièces rattachées à l'ordre de réparation et clôture.
4. Planifier sans saturer
Un planning visuel par mécanicien et par jour révèle immédiatement les heures perdues. L'objectif n'est pas de remplir à 100 %, mais de conserver une marge pour les urgences qui font la réputation d'un atelier.
Mesurez le temps réel passé par type d'intervention : c'est la seule donnée qui permet d'ajuster honnêtement vos forfaits.
Astuce terrain — Un atelier planifié à 80 % encaisse souvent plus qu'un atelier planifié à 100 % : les urgences se facturent mieux que les reports.
5. Rattacher chaque pièce à l'intervention
Une pièce sortie du magasin sans ordre de réparation associé est une perte sèche. La sortie de stock se déclenche depuis l'intervention elle-même.
Le stock, la marge de l'intervention et la valorisation du magasin se mettent alors à jour dans le même mouvement.
6. Garanties, carnet d'entretien et fidélisation
Les reprises sous garantie sont marquées comme telles : elles n'écrasent pas la marge des interventions normales et alimentent l'analyse par mécanicien et par type de panne.
Chaque intervention s'ajoute au carnet d'entretien du véhicule : rappel d'entretien, pièces déjà remplacées, préconisations. C'est aussi l'argument le plus solide lors d'une revente d'occasion.
- Reprises sous garantie isolées et analysées
- Historique complet par VIN
- Rappels d'entretien envoyés automatiquement
- Facturation directe depuis l'ordre de réparation clôturé
Questions fréquentes
- Un mécanicien peut-il voir uniquement ses interventions ?
- Oui. Les permissions déterminent si un profil voit tout l'atelier ou seulement sa file de travail.
- Peut-on facturer main-d'œuvre et pièces sur un même document ?
- Oui, la facture reprend les lignes de l'ordre de réparation en distinguant main-d'œuvre, pièces, consommables et taxes.
À retenir
- Pas de pièce sortie sans ordre de réparation.
- Le temps réel mesuré ajuste les forfaits, pas l'inverse.
- Les reprises sous garantie s'isolent toujours.
- Le carnet d'entretien transforme un client de passage en client fidèle.