Point de vente
Tutoriel : encaisser au comptoir et clôturer la caisse
Un point de vente utilisable avec un client en face doit être rapide, lisible et sans surprise. Voici le parcours complet, de la première ligne de panier au rapport de clôture signé le soir.
Pour qui
Caissier, vendeur comptoir, responsable de point de vente.
Prérequis
- Un stock alimenté
- Un profil disposant de la permission de vente
- Une session de caisse ouverte
1. Ouvrir la caisse et démarrer la journée
Une session de caisse s'ouvre avec un fonds initial saisi et validé. Tout ce qui suit — ventes, dépenses, crédits — s'y rattache automatiquement.
Chaque caissier ouvre sa propre session : la responsabilité des écarts est individuelle, ce qui met fin aux discussions de fin de journée.
2. Construire le panier en quelques secondes
Recherche par référence, par nom ou par code-barres, ajout au panier, ajustement de la quantité : le POS est pensé pour être piloté au clavier, sans quitter le champ de recherche.
Le client peut être sélectionné dans le fichier existant ou créé à la volée avec son contact, son e-mail et son lieu de livraison — indispensable pour l'envoi automatique de la facture.
- 1RechercherRéférence, désignation ou code-barres, résultats instantanés.
- 2AjusterQuantité, remise ligne, frais administratifs optionnels.
- 3Identifier le clientFichier existant ou création rapide avec e-mail et téléphone.
- 4EncaisserEspèces, mobile money, carte ou crédit avec échéance.
3. Vidéo — la vente de bout en bout
De la sélection du client à l'impression du reçu, la séquence montre le rythme réel d'une vente au comptoir un samedi matin.
Vente comptoir et édition du reçu
Sélection du client, ajout des articles, encaissement, impression du reçu et envoi automatique de la facture PDF par e-mail.
4. Remises, prix négociés et traçabilité
Le prix peut être ajusté ponctuellement lorsque le profil dispose de la permission correspondante. Chaque écart au tarif est enregistré dans le journal d'audit avec l'auteur, l'heure et le motif.
Les surcharges de prix récurrentes se paramètrent une fois pour toutes par client ou par catégorie, plutôt que d'être renégociées à chaque passage.
Astuce terrain — Interdisez la remise libre aux profils caissiers et autorisez-la au responsable : la marge se protège par les permissions, pas par la confiance.
5. Ventes à crédit et suivi des échéances
Une vente à crédit enregistre le montant dû, l'échéance et le client. Les relances partent automatiquement et le solde apparaît sur la fiche client comme dans le rapport de trésorerie.
Le règlement partiel est accepté : chaque versement s'impute sur la créance et génère son écriture comptable.
6. Clôturer la caisse sans discussion
En fin de journée, la clôture compare le théorique et le comptage physique, exige la justification de l'écart et génère un rapport PDF prêt à signer.
Les dépenses de caisse et les ventes à crédit y figurent séparément : rien ne se règle le lendemain de mémoire.
- Fonds d'ouverture, encaissements par moyen de paiement, dépenses, écart justifié
- Rapport PDF horodaté par session et par caissier
- Ventes à crédit isolées du chiffre encaissé
- Écritures comptables générées automatiquement
Questions fréquentes
- Le point de vente fonctionne-t-il sur tablette ?
- Oui, l'application s'installe sur ordinateur, tablette ou téléphone depuis la page d'installation, sans passer par un store.
- Puis-je encaisser en mobile money ?
- Oui, les moyens de paiement disponibles dépendent de votre pays et se configurent dans les paramètres de la société.
À retenir
- Une session de caisse par caissier : la responsabilité devient individuelle.
- Toute remise exceptionnelle est tracée et attribuée.
- Le crédit client se suit avec échéance, pas sur un carnet.
- La caisse se clôture, se justifie et se signe chaque soir.
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